Official translations are essential for the acceptance of many documents by public authorities, universities, courts, embassies, and private organizations, both in Greece and abroad. Whether you need to translate a birth certificate, university degree, court decision, or corporate document, ensuring that your translation meets the required standards is crucial for its acceptance by the receiving authority.
However, many individuals are unsure when an official translation is required, who can provide it, whether an Apostille is necessary, or which procedure they should follow. A lack of accurate information often leads to unnecessary delays, additional costs, or even the rejection of important documents.
In this comprehensive guide, you will find everything you need to know about official translations in Greece. We explain what an official translation is, when it is required, which documents are most commonly translated, and the key factors you should consider before starting the translation process.
Translate your documents, content and your website in 40+ languages. Upload your files or paste your text and a professional translator will start working immediately. Order your translation now
At Speakt, we work with certified translators and legal professionals to provide reliable translation solutions for individuals, professionals, and businesses. Every request is assessed individually to ensure the appropriate translation process is followed according to the destination country and the specific requirements of the authority or institution receiving the documents.
Whether you need an official translation for studies, employment, immigration, legal proceedings, or international business transactions, this guide will help you understand every step of the process and prepare your documents correctly from the very beginning.
What Is an Official Translation?
An official translation is the translation of a document intended for use by public authorities, universities, courts, embassies, consulates, or other organizations that require an officially accepted translated document.
Unlike a standard translation, an official translation complies with the formal requirements or certification procedures applicable to the specific case, ensuring that it can be accepted by the authority or institution to which it is submitted.
It is important to understand that there is no single process that applies to every situation. The requirements may vary depending on:
- The country where the document will be used.
- The public authority or private organization receiving the document.
- The type of document.
- The applicable legal or administrative requirements.
For this reason, before starting any translation, it is essential to know exactly which organization will receive the document and what requirements it has.
Official Translation vs. Standard Translation
This is one of the most common questions we receive.
A standard translation simply converts the content of a document from one language into another. It is suitable for personal use, business communication, websites, articles, presentations, or any content that is not intended for submission to an official authority.
An official translation, on the other hand, is intended for situations where a public authority, educational institution, court, embassy, or another organization requires a formally accepted translated document. In these cases, it is not enough for the translation to be linguistically accurate—it must also comply with the specific requirements of the receiving institution.
For example, a university abroad may require an official translation of your degree certificate and academic transcript, while an embassy may request official translations of birth certificates, marriage certificates, or other civil status documents.
When Is an Official Translation Required?
Official translations are commonly required when a document needs to have legal or administrative validity in another country or before a specific authority.
Typical examples include:
- University admissions
- Postgraduate applications
- Immigration procedures
- Work permit applications
- Visa applications
- Marriage abroad
- Divorce proceedings
- Court cases
- Corporate agreements
- Recognition of professional qualifications
- Public procurement procedures
- Company incorporation abroad
- International property transactions
In every case, the organization receiving the document determines the translation requirements.
Can Any Document Be Officially Translated?
In most cases, yes.
The documents most frequently translated include:
- Birth certificates
- Civil registry records
- Marriage certificates
- University degrees and diplomas
- Academic transcripts
- Certificates of study
- Criminal record certificates
- Tax documents
- Notarial deeds
- Powers of attorney
- Contracts and agreements
- Court judgments
- Medical reports
- Death certificates
- Corporate and company documents
Before the translation begins, it is important to ensure that the document is complete, legible, and includes all pages, signatures, and official stamps where applicable.
Why Is It Important to Choose the Right Process?
One of the most common mistakes is assuming that any translation will be accepted everywhere.
In reality, different organizations may have different requirements. For example, two universities in the same country may request different types of certified documentation or follow different submission procedures.
Choosing the correct translation process from the beginning helps avoid unnecessary delays, additional costs, and the need to repeat the translation.
At Speakt, every request is reviewed individually. We assess the destination country, the type of document, and the requirements of the receiving authority to help ensure that the most appropriate translation process is followed from the start.
Official Translation vs. Standard Translation
This is one of the most common questions we receive.
A standard translation simply conveys the content of a document from one language to another. It is suitable for personal use, informational purposes, business communication, websites, articles, presentations, or any other content that is not intended to be submitted to a public authority or official institution.
An official translation, on the other hand, is intended for situations where a document must meet specific legal, administrative, or institutional requirements before it can be accepted. In these cases, linguistic accuracy alone is not sufficient—the translation must also comply with the requirements of the authority, university, court, embassy, or organization receiving the document.
For example, an overseas university may require an official translation of your diploma and academic transcript as part of the admissions process, while an embassy may request official translations of birth certificates, marriage certificates, or other civil status documents for visa or immigration purposes.
Understanding the difference between a standard and an official translation is essential. Choosing the wrong type of translation may result in delays, additional costs, or the rejection of your documents by the receiving authority.
When Is an Official Translation Required?
An official translation is typically required whenever a document must have legal or administrative validity in another country or be submitted to a specific public authority, educational institution, court, embassy, or other official organization.
Common situations where official translations are required include:
- University admissions
- Postgraduate and PhD applications
- Immigration procedures
- Work permit applications
- Visa applications
- Marriage abroad
- Divorce proceedings
- Court and legal cases
- Corporate contracts and agreements
- Recognition of academic or professional qualifications
- Public procurement and government tenders
- Company formation or business registration abroad
- International real estate transactions
In every case, the organization receiving the document determines the translation requirements. Since these requirements may differ from one country or institution to another, it is always advisable to verify the specific submission criteria before starting the translation process.
At Speakt, we review each request individually to help ensure that your documents are translated according to the requirements of the destination country and the authority or institution where they will be submitted.ο είναι εκείνος που καθορίζει τις απαιτήσεις που πρέπει να πληροί η μετάφραση.
Can All Documents Be Officially Translated?
In most cases, yes.
Official translations are available for a wide range of personal, academic, legal, medical, and corporate documents. The most commonly translated documents include:
- Birth certificates
- Civil registry records
- Marriage certificates
- University degrees and diplomas
- Academic transcripts
- Certificates of study or enrollment
- Criminal record certificates
- Tax documents
- Notarial deeds
- Powers of attorney
- Contracts and agreements
- Court judgments and legal decisions
- Medical reports and certificates
- Death certificates
- Corporate documents and articles of incorporation
Before the translation process begins, it is important to ensure that your document is complete, legible, and includes all pages, signatures, stamps, and official seals where applicable.
If you are unsure whether your document requires an official translation or whether any additional certifications are needed, the Speakt team can review your documents and advise you on the most suitable process based on the destination country and the requirements of the receiving authority.
Why Is Choosing the Right Translation Process Important?
One of the most common mistakes people make is assuming that any translation will be accepted for every purpose.
In reality, different authorities and institutions often have different requirements. For example, two universities in the same country may request different supporting documents or require translations to be submitted in a specific format. Likewise, embassies, government agencies, courts, and private organizations may each have their own acceptance criteria.
Choosing the correct translation process from the beginning can help you avoid unnecessary delays, additional costs, and the inconvenience of having to repeat the translation.
At Speakt, every request is reviewed individually. We take into account the destination country, the type of document, and the specific requirements of the receiving authority to recommend the most appropriate translation solution for your needs. Our goal is to ensure that your documents are prepared correctly the first time, giving you greater confidence throughout the process.
Who Can Provide an Official Translation in Greece?
One of the most common questions we receive is who can provide an official translation that will be accepted by public authorities, universities, courts, embassies, or institutions abroad.
The answer is not always straightforward, as it depends on several factors, including the country where the document will be used, the organization receiving it, and the specific requirements of the procedure involved.
For this reason, before starting any translation, it is essential to confirm which authority or institution will receive the document and what its specific requirements are. This helps ensure that the appropriate translation process is followed from the outset, reducing the risk of delays or document rejection.
Who Can Provide an Official Translation in Greece?
One of the most frequently asked questions is who can provide an official translation that will be accepted by public authorities, universities, courts, embassies, consulates, or other institutions in Greece and abroad.
The answer depends on several factors, including the country where the document will be used, the organization or authority receiving it, and the specific legal or administrative requirements of the intended procedure.
For this reason, it is always advisable to verify the requirements of the receiving institution before starting the translation process. Different organizations may have different acceptance criteria, even within the same country.
At Speakt, every request is assessed individually. We work with certified translators and legal professionals to ensure that each translation follows the appropriate process based on the destination country and the requirements of the receiving authority, helping you avoid unnecessary delays, additional costs, or the rejection of your documents.
Γιατί είναι σημαντική η σωστή καθοδήγηση;
Ένα συνηθισμένο λάθος είναι να πραγματοποιείται μια μετάφραση χωρίς να έχει προηγηθεί έλεγχος των απαιτήσεων του οργανισμού που θα την παραλάβει.
Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε:
- καθυστερήσεις,
- πρόσθετο κόστος,
- ανάγκη επανάληψης της μετάφρασης,
- απόρριψη του φακέλου.
Η σωστή ενημέρωση από την αρχή μειώνει σημαντικά την πιθανότητα τέτοιων προβλημάτων.
Η προσέγγιση της Speakt
Στη Speakt κάθε αίτημα εξετάζεται ξεχωριστά.
Πριν ξεκινήσει η μετάφραση, συλλέγονται βασικές πληροφορίες, όπως:
- η χώρα στην οποία θα χρησιμοποιηθεί το έγγραφο,
- ο οργανισμός που θα το παραλάβει,
- το είδος του εγγράφου,
- η γλώσσα μετάφρασης,
- τυχόν ειδικές απαιτήσεις που έχουν γνωστοποιηθεί από τον πελάτη.
Με βάση αυτά τα στοιχεία, η υπόθεση ανατίθεται στον κατάλληλο συνεργάτη.
Συνεργασία με επίσημους μεταφραστές και δικηγόρους
Η Speakt συνεργάζεται με επίσημους μεταφραστές και δικηγόρους, ώστε να μπορεί να εξυπηρετεί ένα ευρύ φάσμα αιτημάτων για ιδιώτες, επαγγελματίες και επιχειρήσεις.
Ανάλογα με την περίπτωση, επιλέγεται η κατάλληλη διαδικασία σύμφωνα με τις απαιτήσεις του φορέα που θα παραλάβει τα έγγραφα.
Η εξατομικευμένη αυτή προσέγγιση βοηθά τον πελάτη να αποφύγει άσκοπες καθυστερήσεις και να προχωρήσει με μεγαλύτερη ασφάλεια στη διαδικασία που τον ενδιαφέρει.
Τι πρέπει να έχετε έτοιμο πριν ζητήσετε προσφορά
Για να αξιολογηθεί σωστά ένα αίτημα, είναι χρήσιμο να γνωρίζετε:
- Σε ποια χώρα θα χρησιμοποιηθεί το έγγραφο.
- Σε ποιον φορέα θα κατατεθεί.
- Ποια είναι η επιθυμητή γλώσσα μετάφρασης.
- Αν υπάρχει συγκεκριμένη προθεσμία.
- Αν το έγγραφο φέρει ήδη τις απαραίτητες θεωρήσεις ή πιστοποιήσεις, όπου απαιτούνται.
Όσο περισσότερες πληροφορίες υπάρχουν από την αρχή, τόσο πιο εύκολα μπορεί να προταθεί η κατάλληλη λύση.
Χρειάζεστε βοήθεια;
Αν δεν είστε βέβαιοι ποια διαδικασία απαιτείται για τα έγγραφά σας, η ομάδα της Speakt μπορεί να πραγματοποιήσει μια αρχική αξιολόγηση και να σας ενημερώσει για τα επόμενα βήματα.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, αρκεί να αποστείλετε ηλεκτρονικά τα έγγραφά σας μαζί με πληροφορίες σχετικά με τη χώρα και τον φορέα στον οποίο πρόκειται να τα καταθέσετε. Έτσι, μπορείτε να λάβετε εξατομικευμένη καθοδήγηση πριν ξεκινήσει η διαδικασία της μετάφρασης.
Ποια έγγραφα μεταφράζονται συχνότερα;
Οι επίσημες μεταφράσεις καλύπτουν ένα ευρύ φάσμα εγγράφων, από προσωπικά πιστοποιητικά έως σύνθετα νομικά και εταιρικά έγγραφα. Ανάλογα με τον σκοπό χρήσης, κάθε έγγραφο μπορεί να έχει διαφορετικές απαιτήσεις ως προς τη μορφή και τη διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί.
Παρακάτω παρουσιάζονται οι πιο συνηθισμένες κατηγορίες εγγράφων που ζητούν οι πελάτες μας.
Πιστοποιητικά γέννησης
Η μετάφραση πιστοποιητικού γέννησης είναι από τις πιο συχνές υπηρεσίες.
Απαιτείται συνήθως για:
- σπουδές στο εξωτερικό,
- διαδικασίες μετανάστευσης,
- απόκτηση υπηκοότητας,
- γάμο σε άλλη χώρα,
- έκδοση άδειας παραμονής,
- οικογενειακές διαδικασίες.
Πριν από την υποβολή, καλό είναι να επιβεβαιώνετε ότι διαθέτετε το πιο πρόσφατο και ευανάγνωστο αντίγραφο του πιστοποιητικού.
Ληξιαρχικές πράξεις
Οι ληξιαρχικές πράξεις αποτελούν βασικά δημόσια έγγραφα και χρησιμοποιούνται σε πολλές διοικητικές διαδικασίες.
Μεταφράζονται συχνότερα:
- ληξιαρχική πράξη γέννησης,
- ληξιαρχική πράξη γάμου,
- ληξιαρχική πράξη θανάτου,
- ληξιαρχική πράξη συμφώνου συμβίωσης.
Ανάλογα με τη χώρα προορισμού, ενδέχεται να απαιτούνται και πρόσθετες θεωρήσεις.
Πτυχία και ακαδημαϊκά έγγραφα
Οι επίσημες μεταφράσεις πτυχίων χρησιμοποιούνται κυρίως για:
- εισαγωγή σε πανεπιστήμια,
- μεταπτυχιακές σπουδές,
- διδακτορικά προγράμματα,
- αναγνώριση επαγγελματικών προσόντων,
- αιτήσεις υποτροφιών.
Συχνά μεταφράζονται επίσης:
- αναλυτικές βαθμολογίες,
- βεβαιώσεις φοίτησης,
- πιστοποιητικά αποφοίτησης,
- διπλώματα,
- πιστοποιητικά ξένων γλωσσών.
Ποινικό μητρώο
Το πιστοποιητικό ποινικού μητρώου ζητείται συχνά για:
- εργασία στο εξωτερικό,
- έκδοση βίζας,
- διαδικασίες μετανάστευσης,
- άδειες εργασίας,
- συμμετοχή σε διαγωνισμούς.
Επειδή έχει συγκεκριμένη χρονική ισχύ, συνιστάται να εκδίδεται σχετικά κοντά στην ημερομηνία υποβολής του.
Ιατρικά έγγραφα
Οι ιατρικές μεταφράσεις απαιτούν ιδιαίτερη προσοχή, καθώς η ακρίβεια της ορολογίας είναι ιδιαίτερα σημαντική.
Συχνά μεταφράζονται:
- ιατρικές γνωματεύσεις,
- αποτελέσματα εξετάσεων,
- εξιτήρια νοσοκομείων,
- ιατρικά ιστορικά,
- βεβαιώσεις αναπηρίας.
Νομικά έγγραφα
Οι νομικές μεταφράσεις περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων:
- συμβάσεις,
- ιδιωτικά συμφωνητικά,
- πληρεξούσια,
- δικαστικές αποφάσεις,
- αγωγές,
- αποφάσεις δικαστηρίων,
- εξώδικες δηλώσεις.
Η σωστή απόδοση της νομικής ορολογίας είναι καθοριστική για την ορθή κατανόηση του εγγράφου.
Εταιρικά έγγραφα
Οι επιχειρήσεις χρειάζονται συχνά επίσημες μεταφράσεις για διεθνείς συνεργασίες ή εταιρικές διαδικασίες.
Παραδείγματα:
- καταστατικά εταιρειών,
- πιστοποιητικά Γ.Ε.ΜΗ.,
- οικονομικές καταστάσεις,
- εμπορικές συμφωνίες,
- εξουσιοδοτήσεις,
- πρακτικά διοικητικών συμβουλίων,
- εταιρικά πιστοποιητικά.
Συμβολαιογραφικά έγγραφα
Μεταφράζονται συχνά:
- συμβόλαια αγοραπωλησίας,
- γονικές παροχές,
- δωρεές,
- πληρεξούσια,
- δηλώσεις,
- συμβολαιογραφικές πράξεις.
Τα έγγραφα αυτά χρησιμοποιούνται συχνά σε διασυνοριακές συναλλαγές ή διαδικασίες που αφορούν ακίνητα και περιουσιακά στοιχεία.
Άδειες και πιστοποιήσεις
Ανάλογα με την περίπτωση, μπορεί να απαιτείται η μετάφραση:
- άδειας οδήγησης,
- επαγγελματικών αδειών,
- πιστοποιητικών επαγγελματικής κατάρτισης,
- πιστοποιητικών γλωσσομάθειας,
- αδειών άσκησης επαγγέλματος.
Δεν είστε σίγουροι αν μεταφράζεται το έγγραφό σας;
Αν δεν γνωρίζετε αν το έγγραφό σας χρειάζεται επίσημη μετάφραση ή ποια διαδικασία πρέπει να ακολουθηθεί, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τη Speakt για μια αρχική αξιολόγηση.
Αρκεί να αποστείλετε ένα καθαρό αντίγραφο του εγγράφου και να αναφέρετε σε ποια χώρα και σε ποιον φορέα πρόκειται να το καταθέσετε. Με βάση αυτές τις πληροφορίες, η ομάδα μας θα σας καθοδηγήσει σχετικά με τα επόμενα βήματα και τη διαδικασία που ταιριάζει στην περίπτωσή σας.